Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Online-Portals ist:

EssenMuc Hausverwaltung
in organisatorischer Verbindung mit
midtcon Unternehmensberatungsges. mbH & Co. KG
Hohenzollernstraße 150
80796 München
Deutschland

E-Mail: hausverwaltung@essenmuc.de

Soweit einzelne Leistungen im Rahmen der Immobilienverwaltung durch andere Gesellschaften, insbesondere die EssenMuc Immobilien GmbH, erbracht werden, kann diese im Einzelfall ebenfalls Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sein.

2. Zweck dieses Portals

Dieses Portal dient der digitalen Organisation und Durchführung von Verwaltungs-, Kommunikations- und Dokumentationsprozessen im Zusammenhang mit der Immobilienverwaltung sowie internen Unternehmensabläufen.

Die Plattform unterstützt insbesondere folgende Funktionen:

• Verwaltung von Immobilien
• Eigentümer- und Mieterverwaltung
• Ticket- und Vorgangsbearbeitung
• Aufgaben- und Wartungsmanagement
• Dokumentation von Arbeiten und Leistungen
• Verwaltung von Dienstleistern
• Mitarbeiterorganisation
• Zeitbuchungen
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
• Dokumentenverwaltung
• Kommunikation im Rahmen der Verwaltung

3. Arten der verarbeiteten Daten

3.1 Stammdaten

• Name
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Unternehmenszugehörigkeit
• Rolle im System, z. B. Mitarbeiter oder Eigentümer

3.2 Systemdaten

• Benutzerkonten
• Login-Informationen
• Passwort-Hashes
• Zugriffsprotokolle
• Aktivitätsprotokolle

3.3 Verwaltungsdaten

• Ticket- und Vorgangsdaten
• Arbeitsprotokolle
• Kommunikationsinhalte
• Dokumente
• Bilder
• Protokolle über Bearbeitungsschritte

3.4 Mitarbeiterdaten

• Arbeitszeiten
• Urlaubs- und Abwesenheitsdaten
• Bearbeitungsprotokolle
• Zuständigkeiten

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Erfüllung von Verträgen oder vorvertraglichen Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – aufgrund berechtigter Interessen

Berechtigte Interessen können insbesondere sein:

• effiziente Organisation der Hausverwaltung
• Dokumentation von Arbeitsprozessen
• Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern
• Sicherstellung der IT-Sicherheit

5. Hosting und Serverbetrieb

Die Plattform wird auf Servern der folgenden Infrastruktur betrieben:

STRATO AG
Pascalstraße 10
10587 Berlin
Deutschland

Im Rahmen des Hostings werden technische Daten verarbeitet, die zur Bereitstellung und Stabilität der Plattform erforderlich sind.

6. Datenbanktechnologie

Zur Speicherung der Daten wird eine relationale Datenbank auf Basis der Technologie MariaDB eingesetzt.

7. Server-Logfiles

Beim Zugriff auf die Plattform werden automatisch technische Informationen durch den Server erfasst. Dazu gehören insbesondere:

• IP-Adresse
• Zeitpunkt der Anfrage
• aufgerufene Seite
• Browsertyp
• Betriebssystem

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Fehleranalyse sowie zur IT-Sicherheit verarbeitet.

8. Benutzerkonten

Für die Nutzung der Plattform werden Benutzerkonten angelegt. Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:

• Benutzername
• E-Mail-Adresse
• Passwort, verschlüsselt gespeichert
• Rollen und Berechtigungen

Die Speicherung erfolgt ausschließlich zur Authentifizierung und Zugriffskontrolle.

9. Zugriffskontrollen

Die Plattform verwendet ein rollenbasiertes Berechtigungssystem. Je nach Rolle können Benutzer auf unterschiedliche Datenbereiche zugreifen. Ziel ist die Sicherstellung, dass personenbezogene Daten nur von berechtigten Personen verarbeitet werden.

10. Dokumente und Dateien

Innerhalb des Systems können Dokumente und Bilder hochgeladen werden. Diese können beispielsweise enthalten:

• Arbeitsdokumentationen
• Fotos von Objekten
• Wartungsnachweise
• Protokolle

Die Speicherung erfolgt ausschließlich im Rahmen der Verwaltungsprozesse.

11. Kommunikationsfunktionen

Die Plattform kann Funktionen zur internen Kommunikation enthalten, beispielsweise:

• Kommentare
• Ticket-Kommunikation
• Benachrichtigungen

Diese Informationen werden gespeichert, um Vorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren.

12. E-Mail-Benachrichtigungen

Im Rahmen der Plattform können automatische E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden, z. B. bei:

• neuen Tickets
• Statusänderungen
• Kommentaren
• Aufgaben

13. Cookies

Das System kann technisch notwendige Cookies verwenden, um:

• Login-Sessions zu verwalten
• Benutzer authentifizieren zu können
• Sicherheitsmechanismen umzusetzen

Es werden keine Tracking- oder Marketingcookies eingesetzt.

14. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

15. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies:

• zur Vertragserfüllung erforderlich ist
• gesetzlich vorgeschrieben ist
• zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist

16. Datensicherheit

Zum Schutz personenbezogener Daten werden technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt. Hierzu gehören insbesondere:

• Zugriffskontrollen
• verschlüsselte Passwortspeicherung
• Server-Sicherheitsmaßnahmen
• Zugriffsprotokolle

17. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

• Auskunft über gespeicherte Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung personenbezogener Daten
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen die Verarbeitung

18. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist beispielsweise:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich rechtliche Anforderungen oder technische Änderungen ergeben.

Stand: März 2026